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¿QUE ES LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS?

¿QUE ES LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS?

¿QUE ES LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS?

El primer paso de la administracion de los proyectos es saber que es un PROYECTO:

Proyecto es un proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fecha de inicio y de terminación, realizadas para alcanzar un objetivo, incluyendo restricciones de tiempo, costos y recursos (ISO 10006).

Otras definiciones

  1. Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un resultado único (PMBOK).
  2. Es el proceso completo para producir un nuevo producto, instalar una planta nueva, instalar un nuevo sistema u otros resultados especificados
  3. Es una actividad muy definida planeada con una duración determinada y con una meta específica a alcanzar
  4. Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver, entre muchas, una necesidad humana.
  5. Es una serie de planteamientos encaminados a la producción de un bien o la prestación de un servicio, con el empleo de una cierta metodología o técnica y con miras a obtener un determinado resultado, desarrollo económico o beneficio social.

En que se caracteriza un proyecto:

Un proyecto debe formularse cuidadosamente considerando todos los aspectos y riesgos.

Para tomar la decisión de emprender o no un proyecto, debe realizarse un análisis cuidadoso y multidisciplinario considerando ventajas y riesgos, esto es la Evaluación del Proyecto.

  1. La elaboración del proyecto es gradual, ya que se desarrolla en pasos o incrementos. Se define en general el alcance del proyecto y se hace más explicito a medida que el equipo de proyectos desarrolla una mejor comprensión de los entregables (PMBOK).
  2. Un proyecto individual puede formar parte de una estructura de proyectos mayor. La organización es temporal y se establece por la duración del proyecto.
  3. Las interacciones sobre las actividades del proyecto pueden ser complejas.

La importancia que tiene el estudio de los proyectos es disponer de los antecedentes y la información necesarios que permitan asignar en forma racional los recursos escasos a la alternativa de solución más eficiente y viable frente a una necesidad.

Los proyectos de alguna manera se han realizado desde la antigüedad (pirámides).

Los cinco pasos típicos de la Administración de proyectos son:

 

Comprensión del entorno del proyecto

Casi todos los proyectos se planifican e implementan en un contexto social, económico y ambiental y tienen impactos positivos y negativos deseados y/o no deseados. El equipo del proyecto debe considerar el proyecto dentro de este contexto.

Algunos aspectos incluyen:

  1. Procesos, estructura y cultura de la organización; normas de la industria o gubernamentales (por ej., regulaciones del organismo de control, códigos de conducta, normas de calidad);
  2. infraestructura (por ej., instalaciones existentes y bienes de capital);
  3. recursos humanos existentes (por ej., habilidades, disciplinas y conocimientos como los relacionados con desarrollo, las leyes, las contrataciones y las compras);
  4. administración de personal (por ej., pautas de retención y manejo de personal, revisión del desempeño de los empleados y registros de capacitación);
  5. sistemas de autorización de trabajos de la organización;
  6. condiciones del mercado;  tolerancia al riesgo por parte de los interesados;
  7. clima político; canales de comunicación establecidos en la organización;
  8. bases de datos comerciales (por ej., datos para estimación estandarizada de costos; estudios de riesgos de la industria y bases de datos de riesgos), y
  9. sistemas de información para la dirección de proyectos (por ej., herramienta de software para definir cronogramas).

 

Dirección de proyectos

"La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, para satisfacer sus requisitos. Se logra mediante la aplicación e integración de los grupos de procesos que son:procesos de inicio, procesos de planificación, procesos de ejecución y procesos de seguimiento y control."

Sus objetivos incluyen:

  1. Identificar los requisitos
  2. Establecer objetivos claros y realizables
  3. Equilibrar las restricciones concurrentes del proyecto en aspectos de calidad, alcance, tiempo, presupuestos, recursos y riesgos.
  4. Adaptar los planes, las especificaciones y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

Algunos de los Riesgos e incertidumbres que se presentan en los proyectos son los siguientes:

  1. Incertidumbre en la programació

  2. Incertidumbre en los costos

  3. Incertidumbre en la tecnología

  4. Otros riesgos de naturaleza política y organizacional.

Gestión del portafolio

El término portafolio se refiere a un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.Incluir los proyectos que agregan valor y eliminar los que no cumplen con los objetivos estratégicos del negocio. Otras metas son equilibrar el portafolio entre inversiones incrementales y radicales, y usar los recursos de forma eficiente.

Dirección de programas

Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual.Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionados que están fuera del alcance de los proyectos específicos del programa. Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa incluye siempre proyectos.

Proyectos y planificación estratégica

A menudo, los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con el plan estratégico de una organización, que puede incluir:

  1. Demanda del mercado, oportunidad estratégica/necesidad comercial,
  2. Solicitud de un cliente (por ej., nueva subestación eléctrica para un parque industrial), adelantos tecnológicos (por ej., desarrollar una computadora portátil más pequeña), y
  3. requisitos legales (por ej., manipulación de un nuevo material tóxico).

Con frecuencia, los proyectos se dividen en componentes o subproyectos más fáciles de gestionar, aunque los subproyectos individuales pueden ser considerados proyectos y dirigidos como tales. 

En un proximo articulo, hablaremos acerca del cilco de vida de un proyecto